Konferencje firmowe to jedne z najważniejszych wydarzeń wśród biznesowych spotkań. To doskonały moment na zacieśnienie relacji ze współpracownikami oraz pozyskiwanie nowych kontrahentów. Przerwy kawowe, które niegdyś stanowiły jedynie chwilę oddechu dla znużonych uczestników, dziś nabierają zupełnie innego znaczenia. Przerwa kawowa to nic innego jak wizytówka organizatora. Wizytówka, która jest znamienitym odzwierciedleniem pozycji, wizerunku, kondycji oraz działalności danego przedsiębiorstwa.

Organizacja przerwy kawowej to jedna z tych kwestii, której nie powinniśmy pozostawiać na ostatnią chwilę. Kawa i ciastko to zdecydowanie za mało, by móc zapewnić swoim gościom odpowiednie przyjęcie. Na całe szczęście coraz więcej hoteli, które w swojej ofercie posiadają konferencje firmowe, a właściwie ich organizacje, pieczołowicie dbają o każdy z poszczególnych  etapów planowanego zgromadzenia.

Aranżacja wnętrza, forma poczęstunku, czas jej trwania oraz oczywiście menu. To główne trudności, z którymi przyjdzie Ci się zmierzyć podczas projektowania tego wydarzenia. Skala dostępnych możliwości, wybór tematycznych przekąsek, a także napływające informacje dotyczące nowych trendów w kategorii spotkań biznesowych mogą nastręczać Ci wiele dylematów. Najważniejszy jest zwięzły plan. Pomysł spisany na kartce papieru, w którego realizacji pomoże Ci dedykowany doradca.

Przy wyborze aranżacji wnętrza podczas przerwy kawowej warto przyjrzeć się bliżej tematyce organizowanego wydarzenia oraz liście zaproszonych gości. Branża delegatów lub problematyka szkolenia to dobry punkt odniesienia do wykonania spersonalizowanej architektury. Forma poczęstunku jest w pewnej mierze uzależniona od poprzedniej decyzji na temat estetyki sali, ale jedynym ograniczeniem jest tu fantazja jej organizatora. Każda profesja ma inne oczekiwania oraz wymagania względem niestandardowych rozwiązań, dlatego warto poświęcić trochę czasu na analizę potrzeb naszych gości, by jak najtrafniej określić ich życzenia.

Konferencje firmowe dysponują precyzyjnie wyznaczonymi porami czasu wolnego przeznaczonego dla ich uczestników, a także samych organizatorów.  Czas przeznaczony na przerwę kawową to temat bardzo indywidualny. Przy podejmowaniu ostatecznej decyzji musimy pamiętać o istocie przerw kawowych. Wbrew sugerującej nazwie nie jest to kwadrans przeznaczony na uzupełnienie płynów, ale czas potrzebny do regeneracji sił po serii wyczerpujących wykładów, jak również chwila wolnego czasu sprzyjająca budowaniu relacji biznesowych. Menu takiego wydarzenie powinno być dostosowane do aranżacji, wybranej formy poczęstunku, jak również zapotrzebowania kalorycznego odpowiadającego m.in. wysiłkowi intelektualnemu oraz godzinami przerwy. W ostatnim czasie na konferencyjnych stołach coraz częściej pojawiają się koktajle owocowe oraz bogate w witaminy warzywne smoothie, które poprzez zawartość drogocennych składników pozwalają zachować uczestnikom czujność umysłu oraz energie na kolejne godziny wykładów.

Konferencje firmowe to niepowtarzalna sposobność dla gospodarzy wydarzenia, by wykazać się gościnnością oraz zaangażowaniem w budowanie relacji biznesowych z kontrahentami. Przerwa kawowa to clou całej imprezy, dlatego należy dokonać wszelkich starań by każdy z zaproszonych gości poczuł się wyjątkowo. Skromny upominek na zakończenie z pewnością dopełni całe przedsięwzięcie.